Le prenotazioni automatiche degli appuntamenti permettono al cliente di scegliere da solo giorno e ora, senza telefonare e senza aspettare la tua risposta. Si parte da una pagina web con i tuoi orari liberi, collegata al calendario. Se hai un abbonamento Microsoft 365, uno strumento di questo tipo potrebbe essere già incluso: si chiama Microsoft Bookings.
Come funzionano le prenotazioni automatiche degli appuntamenti?
Il meccanismo è semplice. Tu indichi quando sei disponibile e per quali servizi. Il cliente apre una pagina, sceglie l'orario che preferisce tra quelli che gli proponi. L'appuntamento finisce nel tuo calendario.
Microsoft descrive così il suo strumento: una pagina di prenotazione sul web integrata con Outlook, che lascia ai clienti la scelta dell'orario più comodo. Microsoft aggiunge che le notifiche via e-mail e SMS riducono le mancate presentazioni. È un'affermazione di Microsoft, non una misura nostra: la pagina non porta numeri.
Cosa può fare Microsoft Bookings?
Dalla pagina di Microsoft risultano due modi di usarlo.
Le prenotazioni personali servono a chi gestisce da solo il proprio tempo. Imposti le fasce orarie, puoi creare diversi tipi di riunione e condividi un link con chi deve fissare un appuntamento.
Le prenotazioni condivise servono a un gruppo di persone. Inviti i colleghi, definisci i servizi, scegli quali persone possono essere prenotate e imposti orari e disponibilità. Microsoft dice che le pagine si possono personalizzare.
Se l'appuntamento è una videochiamata, Bookings la prepara con Microsoft Teams: ogni prenotazione online genera un collegamento unico, inviato ai partecipanti.
Chi lo può usare?
Microsoft elenca gli abbonamenti che includono Bookings. Tra quelli pensati per le piccole aziende ci sono Microsoft 365 Business Basic, Business Standard e Business Premium, oltre a Teams Essentials e Teams Premium. Nell'elenco ci sono anche diversi piani Office 365 ed Enterprise.
Si apre dal web, all'indirizzo book.ms, oppure come app dentro Outlook e Teams. Microsoft non dice nella pagina quanto costa, se serve un'attivazione da parte di chi amministra l'abbonamento, né se i messaggi SMS funzionano in Italia. Prima di promettere qualcosa ai clienti, controlla con chi gestisce il tuo abbonamento.
E i dati dei clienti dove finiscono?
Microsoft scrive che i dati di Bookings restano nella piattaforma Microsoft 365 e in Exchange Online. Vale anche per le informazioni che il cliente inserisce quando prenota. Per questo conviene decidere in anticipo quali dati chiedere nel modulo: meno ne chiedi, meno ne devi custodire.
Un esempio: uno studio di fisioterapia
Immagina uno studio con tre fisioterapisti. Oggi la segretaria risponde al telefono dalle 9 alle 18 e annota gli appuntamenti sull'agenda. Dopo le 18 i messaggi restano lì fino al mattino dopo.
Con una pagina di prenotazione condivisa, ogni paziente sceglie il fisioterapista e un orario libero anche alle 22. La mattina la segretaria trova già gli appuntamenti nel calendario e usa il telefono per i casi che servono davvero. L'esempio è inventato, ma il percorso è quello che Microsoft descrive.
Quando una pagina di prenotazione non basta?
Una pagina di prenotazione fa una cosa: far scegliere un orario libero. Se il cliente ti scrive su WhatsApp, vuole spostare un appuntamento o fa una domanda prima di prenotare, serve qualcuno che risponda. La pagina di Microsoft non parla di risposte ai messaggi.
Lì entra in gioco un agente AI. SegretarIA, il nostro agente per la segreteria, prenota, sposta e disdice gli appuntamenti a qualsiasi ora e crea la scheda del cliente. Per chi lavora con gli ordini, li inserisce anche nel gestionale. Ha senso se le richieste arrivano da più canali o se la tua agenda ha regole che una pagina standard non gestisce.