AgendIA è un agente AI che permette ai clienti di prenotare, spostare o disdire un appuntamento da soli e crea la scheda cliente al momento della prenotazione. Lavora sul portale o sull'area clienti, sull'agenda dello studio e sul gestionale interno. Si rivolge a studi e attività con appuntamenti ricorrenti. A differenza di un calendario online, gestisce anche modifiche e disdette e prepara la pratica per chi riceverà il cliente.
Il lavoro che elimina
- Rispondere al telefono per prenotare, spostare o disdire appuntamenti già decisi dal paziente.
- Creare a mano la scheda del nuovo paziente e ricopiarla nel gestionale.
- Riempire i buchi lasciati dalle disdette dell'ultimo minuto.
Come funziona
Il cliente apreil portale o l'area clienti.
L'agente mostrale disponibilità reali dell'agenda.
Conferma l'appuntamentoe crea la scheda cliente o la pratica.
Lo studio trova tutto pronto:la reception interviene solo sulle eccezioni.
Autonomia e controllo
| Livello | Agisce in autonomia su prenotazioni, spostamenti e disdette entro le regole dello studio. |
|---|---|
| Guardrail | Dice solo ciò che è previsto dalle istruzioni definite insieme al cliente in fase di setup: non inventa risposte. |
| Se non sa rispondere | Non improvvisa: rimanda a una persona del team, che può interrompere l'agente e prendere in mano la conversazione. |
Integrazioni
01
Portale o area cliente
02
Calendario / agenda dello studio
03
CRM e gestionali
Qualsiasi sistema che esponga API. Quando manca, costruiamo un CRM su misura sulle esigenze del cliente.
Prezzo
Setup iniziale una tantum + canone mensile.
Una tantum
Il setup include
- Mappatura del processo
- Progettazione dell'agente
- Build sui tuoi dati reali
- Integrazione con i tuoi strumenti
- Test con il tuo team
- Go-live e documentazione operativa
Ogni mese
Il canone include
- Manutenzione continua
- Evolutive a partire dai casi reali
- Monitoraggio della qualità
- Aggiornamenti tecnici (modelli, integrazioni, sicurezza)
- Supporto diretto del team Agentia
Si parte da: la call esplorativa. Il prezzo lo stabiliamo in chiamata, in base alle necessità della tua azienda: niente preventivi a freddo. Prenota la call esplorativa
AgendIA vs alternative
| Aspetto | Lavoro manuale | Automazione classica (RPA) | Assistente generico (ChatGPT a mano) | AgendIA |
|---|---|---|---|---|
| Prenotare, spostare, disdire | Telefonata alla reception | Calendario online, solo prenotazione | Non accede all'agenda | Tutto in autonomia, con la scheda cliente |
| Casi non previsti | Li gestisce, se c'è tempo | Si ferma o sbaglia: segue solo regole scritte | Risponde, ma qualcuno deve copiare e verificare | Rimanda a una persona del team |
| Scrive nei tuoi sistemi | A mano | Sì, sui passaggi programmati | No | Sì: CRM, calendario e qualunque sistema con API |
| Chi lo tiene aggiornato | Il tuo team | Un tecnico, a ogni modifica del processo | Chi lo usa, caso per caso | Il team Agentia, nel canone |
Attivazione
- Tempi
- Da 4 a 8 settimane dalla call esplorativa al go-live, secondo il numero di integrazioni e la complessità del processo.
- Serve da te
- L'accesso all'agenda e al gestionale dello studio e le regole su prenotazioni e disdette, e una persona di riferimento per i test prima del go-live.
- Ti segue
- Il team Agentia: verrà assegnato un project manager e uno sviluppatore.
- Dopo il go-live
- Manutenzione, correzioni ed evolutive restano nel canone mensile.
In tre passaggi
Call esplorativa
30 minuti per capire dove perdi tempo e se l'agente ha senso per te.
Build
Progettiamo e costruiamo l'agente con il tuo team, lo colleghiamo ai tuoi strumenti e lo proviamo sui tuoi casi reali.
Crescita
L'agente lavora ogni giorno; noi lo manteniamo e lo miglioriamo a partire dai casi reali.
Domande frequenti
E se un cliente ha bisogno di parlare con una persona?
L'agente gestisce le richieste standard: prenotare, spostare, disdire. Tutto ciò che esce dalle regole dello studio, come un'urgenza o una richiesta particolare, resta alla reception, che trova la scheda del cliente già pronta e interviene solo dove serve davvero una persona.
Può gestire regole diverse per ogni tipo di appuntamento?
Sì. In fase di setup fissiamo con lo studio durata, preavviso minimo per le disdette, professionisti disponibili e tipi di appuntamento prenotabili in autonomia. L'agente applica queste regole a ogni richiesta, e quando qualcosa cambia nello studio aggiorniamo le regole nel canone.
Che differenza c'è con un calendario di prenotazione online?
Un calendario online mostra gli slot liberi e registra la prenotazione, ma lascia a mano modifiche, disdette e scheda cliente. AgendIA gestisce l'intero ciclo dell'appuntamento e apre la scheda o la pratica nel gestionale, così chi riceve il cliente trova le informazioni già pronte.
Serve un tecnico interno per usarlo?
No. AgendIA la costruiamo, la colleghiamo ai tuoi strumenti e la manteniamo noi. Al tuo team chiediamo solo gli accessi ai sistemi da collegare e una persona di riferimento per i test prima del go-live. Dopo l'attivazione, aggiornamenti e correzioni sono inclusi nel canone mensile.
Posso vederlo al lavoro prima di decidere?
Sì. Nella demo ti mostriamo AgendIA su casi simili ai tuoi. Durante la build la proviamo sui casi reali della tua azienda, insieme al tuo team, e nulla parte verso i tuoi clienti finché non avete visto come si comporta e confermato che lavora come concordato.
I miei dati sono al sicuro?
I dati restano sui tuoi sistemi e su server in Unione Europea. Sei tu, come titolare del trattamento, a decidere quali dati, anche sensibili, rendere visibili al nostro team, e firmiamo un accordo di riservatezza prima di vederli. Nessun dato della tua azienda viene usato per addestrare modelli pubblici.
Quanto costa?
Il modello è un setup iniziale una tantum più un canone mensile. Il prezzo lo stabiliamo in chiamata, in base alle necessità della tua azienda: integrazioni da fare, volume di lavoro, complessità del processo. Non facciamo preventivi a freddo, perché sarebbero sbagliati e ti farebbero perdere tempo.
Cosa è incluso nel canone mensile?
Il canone copre la manutenzione continua di AgendIA, le evolutive a partire dai casi reali, il monitoraggio della qualità, gli aggiornamenti tecnici su modelli, integrazioni e sicurezza e il supporto diretto del team Agentia. Il setup, pagato una volta sola, copre invece progettazione, integrazione e go-live.
Quanto tempo serve per attivarlo?
Dalla call esplorativa al go-live passano da 4 a 8 settimane, secondo il numero di integrazioni e la complessità del processo. Prima dell'attivazione l'agente viene provato sui casi reali della tua azienda, insieme al tuo team.
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